1. Pengendali Data Pribadi

Pengendali Data Pribadi atas layanan Mailtera adalah PT WSJ Digital Nusantara, badan hukum yang didirikan di Indonesia.

Untuk pertanyaan privasi atau permintaan terkait hak subjek data, hubungi kami di dpo@mailtera.id atau hello@mailtera.id.

2. Data Pribadi yang Kami Kumpulkan

Data identitas dan kontak: nama, email, nama perusahaan, nomor telepon, jabatan — dikumpulkan saat Anda mendaftar atau menghubungi kami.

Data akun & layanan: kredensial admin (password ter-hash), domain, daftar mailbox, konfigurasi tenant — dibutuhkan untuk menyediakan layanan.

Data komunikasi: konten email, kalender, kontak, dan lampiran yang Anda atau pengguna Anda kirim/terima melalui infrastruktur Mailtera — diproses untuk menyampaikan layanan email.

Data teknis & telemetri: alamat IP, log koneksi IMAP/SMTP, timestamp aktivitas, user-agent — dikumpulkan untuk keamanan, audit, dan troubleshooting.

Data tagihan: nama PIC keuangan, NPWP (jika diperlukan), informasi pembayaran — diproses untuk penagihan dan kewajiban pajak.

3. Dasar Hukum Pemrosesan

Sesuai Pasal 20 UU PDP, kami memproses data pribadi Anda berdasarkan: (a) pelaksanaan perjanjian layanan; (b) pemenuhan kewajiban hukum (perpajakan, audit); (c) persetujuan yang sah dan tegas dari Anda untuk komunikasi pemasaran; dan/atau (d) kepentingan sah Mailtera dalam memberikan, mengamankan, dan mengembangkan layanan.

4. Lokasi Penyimpanan & Tidak Ada Transfer Lintas Batas

Seluruh data subjek pelanggan disimpan dan diproses pada infrastruktur Mailtera yang berlokasi di wilayah Republik Indonesia. Kami tidak melakukan transfer data lintas batas (cross-border data transfer).

Replikasi backup juga berada di dalam yurisdiksi Republik Indonesia.

5. Penggunaan Data

Penyediaan layanan: menyimpan, mengirim, menerima, dan mengindeks email; menyediakan webmail; menjalankan filter anti-spam dan anti-virus; menerbitkan tagihan.

Keamanan & integritas: deteksi penyalahgunaan, pencegahan akses tidak sah, audit kepatuhan, investigasi insiden keamanan.

Komunikasi layanan: notifikasi tagihan, peringatan kuota, pemberitahuan pemeliharaan, pembaruan kebijakan — bersifat transaksional dan tidak dapat dimatikan selama berlangganan.

Komunikasi pemasaran: hanya dengan persetujuan terpisah; Anda dapat menarik persetujuan kapan saja.

Kami tidak menjual data pribadi Anda kepada pihak ketiga.

6. Berbagi Data dengan Pihak Ketiga

Kami hanya berbagi data dengan pemroses (data processor) tertentu yang diperlukan untuk pengoperasian layanan, seperti penyedia infrastruktur, payment gateway, atau jasa pos elektronik untuk delivery notifikasi — semuanya berbasis di Indonesia.

Kami akan mengungkapkan data jika diwajibkan oleh hukum, perintah pengadilan, atau permintaan resmi otoritas yang berwenang sesuai prosedur yang sah.

7. Hak Anda sebagai Subjek Data

Sesuai Pasal 5–15 UU PDP, Anda berhak: (a) mengetahui informasi tentang pemrosesan data Anda; (b) mengakses dan memperoleh salinan data; (c) memperbaiki atau memperbarui data yang tidak akurat; (d) menghapus data ("hak untuk dilupakan") sepanjang tidak bertentangan dengan kewajiban hukum kami; (e) membatasi pemrosesan; (f) menarik persetujuan; (g) memperoleh data dalam format terstruktur untuk dipindahkan ke pengendali lain (portabilitas); (h) menolak pemrosesan untuk pengambilan keputusan otomatis; (i) menggugat dan mendapatkan ganti rugi atas pelanggaran.

Untuk menggunakan hak ini, kirim permintaan tertulis ke dpo@mailtera.id. Kami akan merespons dalam jangka waktu 3×24 jam (paling lambat 14 hari kerja sesuai UU PDP).

8. Periode Penyimpanan (Retensi)

Data akun aktif: selama akun berlangganan dan 30 hari setelah pengakhiran (untuk pemulihan).

Data email pengguna: sesuai konfigurasi retention tenant Anda; setelah pengakhiran berlangganan, data dihapus permanen dalam 30 hari kecuali Anda meminta ekspor.

Data tagihan & pembukuan: 10 tahun sesuai UU Perpajakan Indonesia.

Log keamanan: 12 bulan untuk kebutuhan audit dan investigasi insiden.

9. Keamanan

Enkripsi transmisi TLS 1.3 untuk semua koneksi IMAP/SMTP/HTTPS.

Enkripsi at-rest pada storage dan backup (AES-256).

Autentikasi multi-skema (BLF-CRYPT, SHA512-CRYPT) untuk password mailbox.

Kontrol akses berbasis peran, audit logging, dan fail2ban untuk mitigasi serangan brute-force.

Backup harian dengan replikasi off-site dalam yurisdiksi Indonesia.

Insiden keamanan yang berdampak pada data pribadi akan diberitahukan kepada Anda dan otoritas pengawas (Lembaga PDP) sesuai Pasal 46 UU PDP dalam 3×24 jam sejak diketahui.

10. Cookies dan Tracking

Situs Mailtera menggunakan cookies teknis yang diperlukan untuk fungsionalitas (login session, preferensi). Kami tidak menggunakan cookies pelacakan iklan pihak ketiga.

11. Perubahan Kebijakan

Kebijakan privasi ini dapat diperbarui sewaktu-waktu. Perubahan material akan diberitahukan via email kepada admin tenant atau notifikasi pada Admin Console minimal 14 hari sebelum berlaku.

12. Kontak

Pertanyaan, permintaan hak subjek data, atau keluhan privasi: dpo@mailtera.id

Layanan umum: hello@mailtera.id

Surat resmi: PT WSJ Digital Nusantara — alamat kantor terdaftar (informasi lengkap tersedia pada Akta Pendirian).